会社員営業マンの仕事術：連絡手段はチャットを使って仕事効率化

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業務効率化には数々の手法がありますが、そのうちの1つが社内コミュニケーションの合理化です。

コミュニケーションを保ちつつ情報共有を行うツールとして今まではメールが主なツールでしたが、ITが進化した現在ではビジネスチャットの普及が進んでいます。

この記事ではそんなビジネスチャットを使った効率化で生産性を上げる方法や基本の機能、メリット・デメリットを含めて紹介しています。

ぜひ参考にしてみて下さい。

スマートフォンの普及とともに、チャット機能を持つアプリケーションやプラットフォームが飛躍的に増えています。社会人から学生まで、多くの人々が日常的にチャットを利用してコミュニケーションを取っています。

以下で詳しく説明します。

ビジネスチャットとは

今まで情報共有を行う場合は

・対面で書類のやりとり

・該当者へ回覧

・口頭での伝聞

・社内掲示板への情報掲示

・メール

でのコミュニケーションが行われてきました。

これらは情報を伝達するには時間がかかりすぎ、非効率な方法でした。

しかし、ビジネスチャットは情報伝達・管理機能に優れており、かつ業務に役立つ機能が搭載されていることから、社内におけるコミュニケーションの新しいツールとして普及が進んでいます。

連絡手段はチャットが効率がいい

ビジネスにおけるメールのやり取りは『ビジネスメール』と言われ、メールの送り方やマナー、文章のひな型、送信時間など一定のルールがあり、時間も手間もかかるものでした。

しかしビジネスチャットを使えば相手とのやりとりがとても効率化されたものになります。

ここでは具体的にどのような点が効率化でき、仕事の生産性が上げられるのか紹介していきます。

①電話よりもチャットの方がトータルでは効率がいい

電話とチャットはそれぞれ異なる状況に適しています。

緊急性が高く、感情の伝達が重要な場合は電話が適していますが、

時間の管理と記録の残存を重視する場合はチャットがより効率的です

電話の意思と話し合い

1. 即時性: 電話は当面でのコミュニケーションを提供します。これは緊急の事態やすぐに解決が必要な問題には適しています。
2. 感情の伝達: 音声、感情やニュアンスをより直接的に伝えることができます。
3. 問題: 電話は両方が同時に利用可能である必要があります。また、雑音や通信問題が発生する可能性もあります。

チャットの中断と保留

1. 柔軟性: チャットは時間や場所に保留されずに利用でき、受けやすい都合の良い時に返信できます。
2. 記録の保存:コミュニケーションの履歴を残すことができ、その後確認することが可能です。
3. 介入: 感情やニュアンスを伝えるのが激しく、勇気が出る可能性があります。

効率性の観点

• 時間管理: チャットは時間をより効率的に管理できます。一方、電話は通話の対話を要求するため、予定が中断される可能性があります。
• 情報の精度: 書面での優先は、気に入っているために精度を高めることができます。電話では即興で話すため、誤った情報を伝える危険があります。
• 複数タスクの処理: チャットでは、他の作業を続けながらコミュニケーションをとることができます。

②メールよりもチャットの方が効率がいい

メールは依然としてビジネスコミュニケーションにおいて重要な役割を果たしています。

しかし、チャットの利便性と効率性は無視できません。

ネスチャットの基本機能はそのままメリットに直結します。
ここでは具体的なメリットを簡単にまとめます。

チームの連携強化

ビジネスチャットは、プロジェクトごと、部署ごと、あるいは特定のトピックごとにチャットルームを作成することで、関連するすべてのメンバー間でのコミュニケーションを集約しやすくします。

私はプロジェクト毎にしています。

即時性とアクセシビリティ

チャットの最大の利点は、その即時性です。

リアルタイムでの応答は、迅速な意思決定を可能にし、仕事の進行をスムーズにします。

一方、メールはチャットに比べ即レスしにくい構造になっていると考えます。

簡潔さと明瞭さ

チャットは簡潔なコミュニケーションを促進します。

メッセージは短く、ポイントを絞ったものになる傾向があり、これにより誤解のリスクが減少します。

無駄な記録を省けて、労働コストが削減できる

ビジネスメールのようなマナーにとらわれた形式は不要で、用件そのものを端的に伝えることができます。

発信者も受け取り側もそれぞれが時間をたくさん取られることがなく、作業時間を節約できます。

また、あらかじめグループやテーマを作った中でやりとりをすれば、議事録のようにわざわざやりとりした内容を記録して後で発信する必要がなく、そのままやりとりを残すことができ、あとから振り返るのも簡単です。

無駄なコミュニケーションが省けて、業務に集中できる

社内でも社外でも社員同士は対面せずコミュニケーションをとることが気軽にできます。

わざわざ時間をとって電話やメールをしなくても、チャットを使って確認したい内容を投げておけば、相手は時間があるとき投げ返してくるため、どちらの時間も邪魔しません。

また、スマートフォンでアプリに入れておけば、手軽に雑談もできるため相手とのコミュニケーションがとりやすいのですが、チャットのし過ぎは業務に集中できなくなるため、ある程度のルールは設けておいた方が良いでしょう。

無駄な情報共有を省けて、時間を節約できる

一斉に情報を社員へ共有したい場合、ビジネスチャット内に届けたい社員のグループを作り発信することで情報共有の時間と手間を短縮できます。

例えば、よく使う申請書の場所を誘導したり、パスワードロックがかかった場合の対処方法を掲載するなど、よくある質問に答えるグループに情報を掲載すれば即時に解決できます。

また、同様に困った人がいれば、過去の記録をみて解決することも可能です。

ビジネスチャットの基本機能

ビジネスチャットの基本機能には仕事を効率化する機能が搭載されています。ここでは特に使える優秀な機能を3つご紹介します。

チャット機能

まず基本機能となるのがチャット機能です。メッセージを直感的な操作で簡単にやり取りすることができます。グループを作れば1対複数のチャットもスムーズに行えます。

また、ファイルの共有を行うことができるので、社内の部署やタスクごと、また社内だけでなく社外など、目的に応じたグループの中で必要データを添付すれば手軽に複数の相手へ情報伝達ができます。

タスク管理機能

スケジュール管理に必須である、タスクの把握が素早く行えます。個人のタスク内容や締め切りをスケジューリングするだけでなく、グループメンバー全員に共有したり、管理ができる機能です。これにより個人と全体の業務状況が把握しやすくなり、相互フォローに入りやすくなります。

ビデオ・音声通話機能

ビデオ・音声通話機能を使えばリアルタイムで相手がその場にいるかのようにやりとりができます。インターネット環境があればどのような場所でも利用できるのが最大のメリットで、マルチデバイスに対応したツールであればPCだけでなく、スマートフォンでも参加が可能です。

会議中は参加メンバーが互いの顔をみながら資料の画面共有や音声のやりとりができ、議事録もその場で作成し共有できてしまいます。

私が会社で実際に作ったグループチャット

私が実際、会社で作ったグループチャットを紹介します。

会社でのチャットグループ

1. 営業チャット（営業の部署のメンバー）
2. 運搬・納品チャット（運搬・納品のメンバー）
3. 経理チャット（自分に関わる仕入れなどの処理のメンバー）
4. 全体チャット

プライベート

1. 家族連絡チャット（家族間での連絡、買物依頼など）
2. 副業チャット（副業に関わる内容を投稿）

ビジネスチャットのデメリット

ここまでビジネスチャットのメリットをあげてきましたが、もちろんデメリットも存在します。最後にビジネスチャットのデメリットと解決方法を紹介します。

ツールを使うための教育が必要

ビジネスチャットを導入する場合、ツールを使うための教育が必要です。

なぜなら特定の社員しか利用しないツールとなった場合、ビジネスチャットの効果を発揮できなくなるため、導入教育は必須になります。

しかし教育には時間もコストもかかります。できれば直感的な操作ができる簡単なツールを導入し教育のハードルを下げ、その後、機能を拡大していくようにすると良いでしょう。

コミュニケーションの増減

チャット機能を使えば24時間いつでもコミュニケーションが取れる反面、必要な時にコミュニケーションをとれなかったり、逆に、過度にコミュニケーションを取りすぎてしまう状況が起こります。

そのため明確なルールとプライベートの区別が必要です。これにはツールを導入教育する際、利用目的と合わせルールの提示も一緒に行うと良いでしょう。組織としてビジネスチャットをどう利用するのか社員に明確に提示しておくようにしましょう。

情報を見落とす可能性がある

情報共有がいつでもどこでもできるという事は、今まで以上の情報の多さで日々やりとりが行われることになります。

結果、必要な情報を見落とす可能性も考えられます。

このため重要なタスクや情報に管理担当者を設けることで見落としを防ぎましょう。

タスク管理機能を使えば、アラートを出すことも可能です。

既存システムとの使い分けが難しい

社内ではメール以外にも社内掲示板や書類の回覧ルールなど、既存のシステム化されたルールがあるはずです。

そのためビジネスチャットを導入する場合、ツールが浸透するまでには既存のシステムを使い分ける手間が生じます。

最終的に併用はなくす方向に向かうと業務が効率化されて生産性が高まりますが、それまではツールの使い分け方を明確にしたうえでラップ期間(重なる間)を設けるようにしましょう。

結論

チャットを活用して、効率よく仕事をこなそう。